Desde hace varios años las personas vivimos dominadas por las distracciones, la prisa y el estrés, y actualmente se ha sumado la pandemia del coronavirus, hoy estamos viviendo un periodo de crisis sanitaria, económica y social a nivel mundial, lo cual además del estrés, está generando ansiedad, preocupación, rabia, miedo, fatiga y pánico en los pequeños negociantes, micro empresarios, emprendedores, empresarios, clientes, proveedores, colaboradores y profesionales, más aun, los que trabajan para vivir del día a día y que generan ingresos de subsistencia.

Si antes de esta crisis mundial, muchas personas tenían la estresante sensación de no tener el tiempo suficiente o tener tiempo limitado para hacer todo lo que tenían que hacer, ya no podemos darnos el lujo de volver a la comodidad de nuestra zona de confort, por eso me he hecho las siguientes peguntas: hoy ¿finaliza un mundo al que nos habíamos acostumbrado vivir?, hoy ¿finaliza la era industrial? y damos paso ya a la ¿era de la información?, ¿qué de diferente tenemos que hacer para que otra crisis no nos golpee como lo está haciendo ahora?, ¿qué podemos hacer, que no estemos haciendo hoy y que, si lo hiciéramos regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en nuestra vida empresarial, laboral y personal?.

Hoy más que nunca debemos gestionar el tiempo de manera efectiva para poder recuperar los recursos y el bienestar que hemos perdido. Lamentablemente no todas las personas saben organizarse igual de bien, y son muchas las veces que queremos hacer mil cosas a la vez, y al final no hacemos nada, y peor aún si la procrastinación nos tiene atrapado a nosotros.

Hoy es la oportunidad de hacer un alto y reflexionar.  Albert Einstein dijo que las crisis son necesarias para que la humanidad avance, solo en momentos de crisis, surgen las grandes mentes; es decir “toda crisis es una oportunidad”.

Pensando en el presente y el futuro, he creído conveniente desarrollar este post, en la que tendremos la oportunidad de mejorar nuestra productividad, rendimiento y sobre todo nuestro bienestar personal, todo ello acompañado de los valores de responsabilidad, compromiso, disciplina, conciencia y voluntad.

He tomado como base el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Covey, en especial el hábito tres “Establezca primero lo primero”; así mismo, algunos libros best seller de administración del tiempo, con estrategias de cómo las personas exitosas gestionan el tiempo durante y después de una crisis.

En la gestión efectiva del tiempo existen cuatro generaciones, cada una toma como base la anterior, y nos acerca a un mayor control de nuestra vida. 1) La primera generación se caracterizó por las notas y listas de tareas, 2) La segunda generación se caracterizó por agendas, intento de mirar hacia adelante, programar los acontecimientos y actividades del futuro, 3) La tercera generación refleja el campo de la actual gestión del tiempo, se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo plazo, mediano o corto plazo hacia los cuales se orientará el tiempo y la energía, en armonía con los valores, y 4) La cuarta generación no significa gestionar el tiempo sino gestionarnos a nosotros mismos, en lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas se centran en preservar y realzar las relaciones y en alcanzar resultados. Las personas son más importantes que las cosas y ayuda a equilibrar la vida. Es más avanzada que la tercera generación por cinco aspectos: a) se centra en principios, b) está dirigida por la conciencia moral, c) define misión, valores, metas a largo y propósito, d) ayuda a equilibrar la vida identificando roles, y e) proporciona un contexto más amplio por medio de la organización semanal. El hilo conductor de los cinco progresos es el objetivo primario en las relaciones y resultados, y el objetivo secundario en el tiempo.

Covey elaboró la siguiente matriz de gestión del tiempo:

Ahora sí, analicemos la matriz. Los dos factores que definen una actividad son urgente e importante. Urgente significa que se necesita una atención inmediata, “¡ahora!”, las cosas urgentes actúan sobre nosotros, son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman acción y a menudo complace a otros. Suelen ser agradables, fáciles y divertidas, pero con la misma frecuencia carecen de importancia.

Importante, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad (propósito). Ante las materias urgentes reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa y más proactividad.

Los resultados de las personas que se encuentran en el cuadrante I son: estrés, agotamiento, administración de crisis y siempre apagando incendios, en el cuadrante III los resultados son: concentración en plazos cortos, administración de crisis, carácter de camaleón y atento a la reputación, considera que las metas y planes no valen la pena, se sienten impotentes y excluidos del control, y sus relaciones son muy frágiles o están rotas, en el cuadrante III y IV los resultados son: total irresponsabilidad, despido de los empleos, dependen de otros y son gobernados por apremios básicos.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque, urgente o no, son importantes, también reducen el cuadrantes I, pasando más tiempo en el cuadrante II, que es el corazón de la gestión efectiva, cuyos resultados son: visión, perspectiva, equilibrio, disciplina, control y poca crisis. Parafraseando a Peter Drucker, “las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades”. Alimentan las oportunidades, dejan morir a los problemas y piensan preventivamente.

Para dar respuesta a la pregunta que hice al inicio del post ¿qué podemos hacer, que no estemos haciendo hoy y que, si lo hiciéramos regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en nuestra vida empresarial, laboral y personal? La respuesta está en las actividades del cuadrante II, nuestra efectividad avanza a pasos agigantados cuando las realizamos. El cuadrante II, cultiva la proactividad y la pone en práctica, su efectividad aumenta extraordinariamente, las crisis y los problemas se reducen hasta adquirir proporciones manejables, porque pensarán con anticipación, trabajando sobre las raíces, adoptando, en primer lugar, las medidas que impidan que las situaciones lleguen a convertirse en crisis.

Entonces, el objetivo de la gestión del cuadrante II consiste en organizar nuestra vida con efectividad, desde un centro de principios sólidos, hasta el conocimiento de nuestro propósito personal. Un gestor del cuadrante II tendrá que satisfacer seis criterios importantes: 1. Coherencia (armonía, unidad e integridad entre visión y misión, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina), 2. Equilibrio (en la vida como la salud, familia, desarrollo profesional, desarrollo personal, etc.), 3. Centrado en el cuadrante II (organizar la vida sobre una base semanal), “la clave no es priorizar la agenda, sino agendar las prioridades”, 4. Dimensión humana (tener en cuenta a las personas), 5. Flexibilidad (la planificación debe ser sierva y no ama), y 6. Portátil (llevarla consigo en todo momento).

La organización del cuadrante II implica desarrollar cuatro actividades clave: 1. Identificación de roles, 2. Selección de metas (dos o tres resultados importantes por cada rol), 3. Programación temporal (semanal). El domingo suele ser ideal para planificar las actividades más valiosas para la promoción personal. Es un buen momento para hacer un alto en el camino, dejar el piloto automático y como dijo Nelson Mandela “Ser el amo de mi destino y capitán de mi alma”, para buscar un poco de inspiración y considerar la vida en el contexto de los principios y valores. Además de permitirnos poner primero lo primero, la organización semanal otorga libertad y flexibilidad para controlar acontecimientos imprevistos, cambiar la programación temporal si es necesario, gozar de las relaciones e interacciones con otros, disfrutar profundamente de experiencia espontáneas, sabiendo que uno ha ordenado proactivamente la semana para alcanzar metas clave en todas las áreas de la vida, y 4. Adaptación diaria (dedicarse unos minutos cada mañana a revisar la agenda podemos ponernos en contacto con las decisiones basadas en valores tomadas al organizar la semana, y también con los factores no previstos que aparezcan.

Como aporte adicional les dejo algunos libros muy interesantes de administración del tiempo y productividad que les puede servir para seguir desarrollando la competencia “gestión efectiva del tiempo”.

• Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés (David Allen). Metodología GTD (Getting Things Done) de cinco etapas: capturar, clarificar, organizar, reflexionar y actuar.
• La semana laboral de 4 horas: No hace falta trabajar más (Timothy Ferriss). Método en fases denominado DEAL (Definición, Eliminación, Automatización y Liberación).
• 23 hábitos anti-procrastinación: Cómo dejar de ser perezoso y tener resultados en tu vida (S. J. Scott).
• Tráguese ese sapo: 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional (Brian Tracy).
• Focus (Daniel Goleman). Decidiendo dónde poner nuestra atención, mejorando y equilibrando los tres niveles de atención que necesitamos: Foco interno, externo y en los demás.

Mi opinión

Haciendo un análisis de lo que está aconteciendo en el mundo, muchos pequeños negociantes, micro empresarios, emprendedores, empresarios, clientes, proveedores, colaboradores y profesionales se deben encontrar en el cuadrante I, III y IV; sin embargo tomo el lema de Drucker y Einstein, hoy es la “oportunidad” de poder aprender a desarrollar el hábito del cuadrante II (corazón de la gestión efectiva). Hoy tenemos la oportunidad de mejorar nuestra productividad, rendimiento y sobre todo nuestro bienestar personal, todo ello basado en los valores de responsabilidad, compromiso, disciplina y voluntad, poniendo la atención o el foco en lo más importante para cada uno de nosotros y los demás; y finalmente encontrando nuestro propósito. Hoy es la oportunidad de aprender a gestionarnos a nosotros mismos, cambiando paradigmas, creencias limitantes por creencias potenciadoras, cambiando nuestro modo de pensar, de trabajar y de encarar el río interminable de responsabilidades que nos desborda cada día, teniendo más iniciativa y más proactividad. A poner en acción lo aprendido, bajo el lema ¡¡¡Aprender haciendo!!!

Las personas de éxito tienen el hábito de hacer las cosas que a quienes fracasan lo les gusta hacer, de hecho, la gente altamente exitosa no piensa demasiado en el tiempo, sino que piensan en valores, prioridades y hábitos constantes.